kantor maya

Nusantarapost.com- Probolinggo bukanlah kota besar dan terkenal. Kota di wilayah pantai utara Jawa Timur ini hanya daerah pelintasan menuju Bali, jika warga menempuh jalan darat. Namun kalau dilihat, Kota Probolinggo adalah salah satu daerah unggul di Jatim. Keunggulan Kota Probolinggo bisa dilihat dari tata kelola pemerintahan berbasis teknologi informasi, inovasi bidang sosial, dan semangat masyarakatnya untuk menjaga lingkungan.

Surat-menyurat di lingkup Pemerintah Kota Probolinggo sekarang ini sudah berganti dengan kirim-mengirim surat elektronik. Disposisi tugas dan surat penting dilakukan melalui jaringan intranet. Alhasil, sistem itu membuat Pemkot Probolinggo menghemat anggaran pembelian alat tulis kantor (ATK) hingga 30 persen dari yang disediakan. Sistem tata naskah dinas elektronik yang memangkas birokrasi dan mengurangi penggunaan kertas dalam sistem pemerintahan itu diberi nama Simaya (sistem administrasi perkantoran maya).

Tata naskah dinas elektronik itu mulai diberlakukan pada Januari 2014, setelah sebelumnya dibuat aturan hukum resmi, yaitu Peraturan Wali Kota Nomor 17 Tahun 2013 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Elektronik di Lingkungan Pemkot Probolinggo. Sistem itu dijalankan dalam jaringan intranet dengan kata kunci (password) pengaman individu. Kemudian selanjutnya, hampir sebagian besar pegawai negeri sipil (PNS) yang berhubungan dengan tugas administrasi dibekali dengan telepon seluler (ponsel) cerdas sebagai peranti kerja berbasis teknologi informasi (TI) itu. Hanya dengan mengakses ponsel cerdasnya, PNS Kota Probolinggo bisa mengerjakan tugas yang dibebankan dengan cepat, di mana pun dan kapan pun.

Pemangkasan birokrasi dan pengurangan penggunaan kertas berkorelasi langsung dengan berkurangnya anggaran ATK. Dari pagu anggaran penyediaan jasa surat menyurat APBD Kota Probolinggo tahun 2014 sebesar Rp 40,6 miliar, realisasinya hanya terpakai Rp 33 miliar. Sistem tata naskah dinas elektronik ini besar memangkas anggaran ATK dan tidak membatasi PNS bekerja, sebab bisa dilakukan kapan pun dan di mana pun.

Penggunaan TI tidak terbatas dalam tata naskah dinas. Hampir semua data, mulai dari kelurahan hingga pemerintah kota, terkoneksi melalui intranet dan internet. Beberapa hal seperti informasi harga bahan pokok dan informasi perizinan bisa diakses siapa saja. Informasi data pribadi kependudukan misalnya, hanya bisa diakses oleh PNS yang terkait tugasnya, tentu dengan kata kunci khusus.

Kota berpenduduk sekitar 218.000 orang yang tersebar di 5 kecamatan, 29 kelurahan, 1.200 RT dan 400 RW itu mewajibkan seluruh kelurahan memiliki web site tentang wilayahnya. Kelurahan Kanigaran, Kecamatan Kanigaran, Kota Probolinggo misalnya, memiliki website kanigaran.kelurahan.probolinggokota.go.id/.

Dalam website itu tercantum anggaran kelurahan dan rencana kerja kelurahan, data penerima jaminan kesehatan masyarakat (Jamkesmas), data penerima bantuan langsung tunai (BLT), mutasi pegawai kelurahan, informasi pelayanan kependudukan, dan berbagai informasi terkait kelurahan lainnya.

Dengan pemakaian TI, pengurusan izin usaha, pembuatan E-KTP, pembuatan akta kelahiran, dan kebutuhan warga lainnya mudah diakses dan didapat. Dampaknya, layanan kepada masyarakat kian baik dan investasi di Probolinggo terus mengalir. Dalam dua tahun terakhir, investasi di bidang tekstil misalnya, mencapai Rp 417 miliar.

Tidak hanya itu, di bidang sosial dan pendidikan, anak usia sekolah 0-17 tahun mulai September 2014 menerima kartu anak sejahtera (KAS). Kartu itu diperuntukkan bagi anak-anak Kota Probolinggo untuk bisa mengakses kebutuhan sekolahnya, seperti membeli buku, seragam sekolah, membeli obat-obatan di apotek, dan membeli makanan. Pemegang kartu KAS bisa mendapatkan diskon 5-20 persen di mitra kerja pemkot, mulai dari toko buku hingga warung bakso. Tahap pertama, ada sekitar 10.000 anak menerima kartu KAS itu. Tahun depan dijaring 20.000 anak penerima KAS lagi. Dua tahun lagi sekitar 40.000 anak di Kota Probolinggo akan memiliki kartu KAS. Tujuan sebenarnya adalah memberikan anak-anak itu kesenangan dan kemudahan, dan menjadikan Probolinggo benar-benar kota layak anak, seperti gelarnya selama ini. Anak tidak hanya digembleng untuk belajar, tetapi juga diajak berwisata dan dimudahkan aksesnya menuju sekolah.

Kota Probolinggo memiliki program wisata anak usia dini. Anak diajak berwisata keliling kota untuk mengenali kotanya. Setiap kelurahan diberi jatah 100 anak untuk menikmati wisata kota secara gratis itu. Hal ini dinilai akan memupuk kecintaan anak pada kota tempat tinggalnya (sumber : Versi cetak artikel ini terbit di Harian Kompas edisi 3 Juli 2015, di halaman 22 dengan judul “Kantor Maya Gaya Probolinggo)